Transportistas: Todo lo que necesitan saber para subir sus facturas por cobrar

1. ¿Se pueden subir múltiples facturas al mismo tiempo?

Esperamos que subas una única factura por movimiento. Sin embargo, sí es posible subir varios documentos al tiempo, y de hecho, es algo que requerimos a la hora de subir la factura. Necesitamos que subas tanto la versión .pdf, como el .xml que proporciona el SAT.

Adicionalmente, en la sección de cargos adicionales puedes subir facturas complementarias asociadas con cada embarque.

2. ¿Se pueden subir facturas de diferentes embarques al mismo tiempo?

No. Cada enlace y el respectivo formulario es único por embarque. Esto nos ayuda a ser más ágiles al poder conectar cada embarque a su factura correspondiente de forma eficiente.

3. ¿Qué pasa después de que me aprueban la factura? ¿Quién y cómo se me notifica?

Al momento de que se apruebe tu factura, recibirás un correo de confirmación por parte de nuestro equipo de contabilidad.

4. ¿Qué pasa si mi factura es rechazada?

En caso de que nos toque rechazar tu factura, recibirás un correo de notificación. En este correo se te informará del rechazo de la factura y se te pedirá que te comuniques con tu carrier representative lo antes posible para darle seguimiento a la situación. En este caso, no se procesará la factura hasta que se resuelva la disputa y la factura correcta sea aceptada por nuestro equipo de contabilidad.

5. ¿Por qué razones se rechazaría mi factura?

Nos tocará rechazar tu factura si hay discrepancias entre la información proporcionada por la línea y el carrier representative. Estos son algunos de los errores más comunes:

• El nombre del transportista / monto de la factura no coinciden
• El nombre de la empresa a la que se factura no es el correcto. Se debe utilizar Nuvocargo solo para transportistas en México y Oncarriage solo para transportistas en EE.UU.
• El porcentaje de los impuestos no es el correcto
• No incluye el identificador interno (AT) o incluye un identificador interno (AT) equivocado

6. ¿Cuánto tiempo después de subir la factura se me notificará si fue aprobada o rechazada?

Nuestro equipo está comprometido con procesar tus facturas de la mejor manera posible, por lo tanto nos comunicaremos sobre el estado de tu factura en un plazo no mayor a 24 horas.

7. ¿Con quién me debo comunicar si tengo algún problema o pregunta sobre el proceso?

En caso de tener preguntas adicionales o requerir asistencia con cualquier parte del proceso, puedes comunicarte con tu carrier representative a tu conveniencia.

8. ¿En qué formatos se pueden subir las facturas y PODs?

Las facturas se deben subir tanto en formato .pdf, como el .xml proporcionado por el SAT. Por su lado, el POD puede variar según el tipo de movimiento y requerimientos de los clientes, pero por lo general aceptamos la copia firmada de uno o varios de los siguientes documentos: carta de instrucciones CI, packing list o lista de empaque (PL), invoice o recibo, customs entry / DODA (documentos aduanales). Estos pueden ser tanto .pdf, como fotos (.jpg o .png)

9. ¿Se puede enviar el correo con el enlace a diferentes miembros de mi equipo?

Sí. Podemos enviar el correo a múltiples usuarios para darle visibilidad a más miembros de tu equipo.

10. ¿Cuándo se envía el correo con el enlace?

Hay tres eventos que señalan que un servicio ha sido completado. Dependiendo de cada caso en particular, podrás recibir el correo con el enlace una vez el movimiento se marque internamente como "Llegada a frontera", "Cruzó frontera" o "Entregado en destino".

11. ¿A partir de qué fecha entrará en vigor este nuevo proceso?

Este proceso aplicará para cualquier cobro que se realice a partir del día martes, 5 de Octubre de 2021.

12. ¿Este proceso afecta de alguna forma mis facturas pendientes o embarques en curso?

Todas las facturas que han sido procesadas con la metodologÍa anterior seguirán su curso y serán pagadas en los tiempos previamente acordados. El nuevo proceso regirá a partir del martes, 5 de Octubre, por lo que todo servicio que se complete a partir de ese día, deberá subir la factura via el enlace correspondiente.

13. ¿Por qué se está cambiando el proceso?

Buscamos constantemente la manera de mejorar nuestros procesos para facilitar tu vida y hacer tus operaciones más eficientes. Por eso, creamos una solución sencilla para evitarle dolores de cabeza a tu equipo contable, y reducir errores y demoras innecesarias. Con este nuevo proceso buscamos agilizar la operación y coordinación de los pagos, al igual que disminuir el número de rechazos de facturas. ¡Contamos contigo para sacar adelante esta mejora!

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